Data Import

The Data Import offers the opportunity to integrate product data from CSV, XML, or other files into the DataPool as master data or to update already imported records. Every data import can be set up to run completely automated - via cronjobs. Additionally, all Data Import settings can be saved in a custom import template.

Data can be imported from various sources. Choose one of the options.

Import Options

Wählen Sie eine Datei und - wenn bereits vorhanden - eine passende Vorlage aus. In Importvorlagen lassen sich die Zuweisungen zwischen den Feldern Ihrer Importdatei und den Feldern im Datenpool speichern. So müssen die einzelnen Feldzuordnungen nicht für jeden Import neu eingerichtet werden. Das Importieren von Daten lässt sich damit sehr schnell und beliebig oft wiederholen. Ändern Sie während des Imports bestehende Zuweisungen, wird die verwendete Importvorlage damit ebenfalls geändert.

If you are importing an XML file, a check mark must be set in "XML-data" box.

Aufpassen!
MS-Excel-Dateien sollten keine Makros und keine Berechnungen enthalten. Hier kann es sonst u.U. zu Fehlern beim Import kommen.

After your file has been imported, a new window will appear ...

Option A: Upload File from PC

Upload an import file from your local computer.

Option B: Download File from URL

Specify an HTTP or FTP address. To import from an FTP server, you must first make the required settings under: My Account -> Base Settings -> FTP data.

Variante C: Load Internal Supplier Data

If data of a supplier on csv4you already has been activated for you, you can import the relevant product data into a new data source here.

Aufpassen!
Anbieterdaten laden bedeutet: Produktdaten eines Anbieters werden in Ihrer Datenquelle angezeigt und können auch exportiert werden, sie lassen jedoch nachträglich nicht ändern! Grundsätzlich empfehlen wir daher den Import mit Variante A oder Variante B. Verwenden Sie dafür die Dateien aus dem Bereich Datenpool ->Universaldateien.

Your file has been loaded

Legen Sie die Eigenschaften für die zu importierende Datei fest. Je nach Datei können die angezeigten Eigenschaften variieren. Es wird Ihnen auch der Dateiname und die Anzahl der temporär erkannten Datensätze angezeigt.

Aufpassen!
Artikelnummern (ItemIDs) dürfen maximal 30 Zeichen lang sein.

General Settings

• Datei-Typ (Inhalt)

Wählen Sie den Typ Datei, der importiert werden soll:

1. Kategorie: Import von Kategorien
2. Produkt: Import und Aktualisierung von Produkt- und Kategoriedaten
3. Bestand: Aktualisierung von Bestandsdaten (erst sichtbar, wenn bereits Produkte angelegt wurden)

• Vorlage Spaltenzuordnung

Bitte beachten Sie, dass eine gewählte Vorlage für die Spaltenzuordnung zum Dateiformat passen sollte.

CSV-Specific Settings

• Trennzeichen Datenfeld

Spaltentrenner festlegen

Beim Import von MS-Excel-Dateien bitte den Tabulator als Trennzeichen markieren.

• Texterkennungszeichen

Texterkennungszeichen eingeben (falls verwendet)

• Spaltennamen stehen in Zeile

Hier die Zeile angeben, in der die Spaltennamen stehen (nicht immer ist es die 1. Zeile)

XML-Specific Settings

• XML-element of the product data

Enter the XML-element of the actual product entries, e.g .: product

• Variants

XML-element for Variants, z.B.: product->variant

Drücken Sie dann auf die Schaltfläche [ Diese Einstellungen übernehmen ] für eine aktuelle Ansicht im Bereich Ihre Spalten den Stammdaten im Datenpool zuweisen.

Cell Mapping und Import Options

[ Master Data Mapping ]

Assigning your columns contents to the fields in the DATAPOOL

• Field name in database

List of available fields in the system

A maximum of 20 additional fields can be defined via DATAPOOL -> Base Settings -> Data Source -> Actions -> Edit Additional Data Feelds. These should then appear here as field names.

• Columns of the File

Column names of your import file.

Assign the column names of your import file to a corresponding field in the DATAPOOL. Categories can also get created and updated via the product import. Any space in the ID field is converted automatically to an underscore.

• Advanced options

Allows you to assign a fixed value as the content of a field, for example, NEW.

In addition, the content from several columns of your import file can be assigned to a single field in the DATAPOOL. For this, put your field names in square brackets. Example: [title] - [EAN]

[ Additional Language Sets ]

If you have activated additional languages, they are displayed here.

Datenfelder für zusätzliche Sprachen, falls in Ihrer Importdatei vorhanden.

[ Import Options ]

Select Import Options

• Data sets even without an own ID

Data sets without unique ID are also imported (by default). Do you want to make sure that only those records with a unique ID get imported, remove the check mark.

• Remove formatting from the text!

All HTML code will be removed from the imported data.

• If UPDATE: Ignore missing columns!

Only applicable for UPDATES: If you want to transfer only certain columns from your file, this option must be enabled. That way, only the data from the selected columns in your file is imported and the rest will be ignored. Otherwise, this data would be deleted or overwritten with an "EMPTY" value.

• Incorporate categories from import file

If your import file contains product categories, you can incorporate these as internal categories in the data pool. Already existing data will be updated at every import. Newly added categories are then created as new internal categories.

• Creating a backup of the old data before importing

Before importing, a backup of your existing data will be created.

• Currency Conversion

Please, always use here the setting Standard! Adjust here only to a particular currency, if you are certain what this function does and if Beispiel 4 - wie hier beschrieben - applies to your import.

• Als Importvorlage speichern unter

Speichern Sie Ihre Importeinstellungen als Vorlage unter einem aussagekräftigen Namen, z.B. 'IMPORT-Vorlage XTCommerce' (falls Sie hier nichts eingeben wird default verwendet). So müssen Sie bei wiederholten Importen die Spaltenzuweisungen nicht immer wieder neu vornehmen, sondern wählen dazu nur die passende Importvorlage aus. Auch die Aktualisierung einer bereits bestehenden Spaltenzuordnung ist hier möglich.

Aufpassen!
Für den automatischen Import von Daten per Cronjob ist das Anlegen und Zuweisen einer Importvorlage zwingende Voraussetzung!

Besonderheiten Import

Währungsumrechnungen

Für alle Währungsumrechnungen im Exportbereich geht das System immer von Preisen in EUR aus. Probleme könnten entstehen, wenn Sie Preise in einer anderen Währung als dem EUR importieren (z.B. USD, GBP oder SEK) und diese Preise dann beim Export erneut in eine andere Währung umgerechnet werden sollen. Das funktioniert nur, wenn alle Preise während des Imports in EUR in der Datenbank hinterlegt werden (kann beim Import eingestellt werden).

Das Umrechnen von Preisen in EUR beim Import ist nicht notwendig, wenn Import- und Exportwährung gleich sind. Das bedeutet, Sie können USD importieren, wenn ebenfalls in USD exportiert wird.

Hier ein Beispiel, wie Sie Ihre Preise beim Import von USD in EUR umrechnen:

• Preis bearbeiten (Datenimport ->Stammdatenzuweisung), Ihre Spalte Preis bearbeiten, die in Ihrer Importdatei natürlich eine andere Bezeichnung haben kann:

• Setzen Sie dann die Funktion ein, wie im Bild beschrieben: