MS Excel Tipps

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UTF-8 codierte .csv Dateien mit MS Excel und PSPad bearbeiten

Da UTF-8 eine zentrale Bedeutung als globale Zeichenkodierung im Internet hat (frei nach Wikipedia.de), werden die Daten beim Export als CSV Datei entsprechend ebenfalls UTF-8 codiert. Um solche Dateien mit dem passenden Zeichensatz zu öffnen, muss wie folgt vorgegangen werden:

Excel 2003

Menüauswahl in Excel

Wählen Sie über das Menü Daten -> Externe Daten importieren den Menüpunkt Daten importieren aus.

Excel2003 csv impo 1.png

Datenquelle auswählen

Es öffnet sich der Dialog Datenquelle auswählen. Wählen Sie hier die zu öffnende Datei aus und betätigen Sie die Öffnen Schaltfläche.

Excel2003 csv impo 2.png

Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 1 von 3

Im Anschluss legen Sie den Dateiursprung (Zeichencodierung) auf UTF-8 (fast ganz unten in der Liste) fest und fahren mit der Schaltfläche weiter fort.

Excel2003 csv impo 3.png

Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 2 von 3

Im nächsten Dialog setzten Sie das Trennzeichen auf Semikolon statt auf Tabstopp und fahren erneut mit der Schaltfläche weiter fort.

Excel2003 csv impo 4.png

Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 3 von 3

Um alle Spalten korrekt zu importieren und eine automatische Umformatierung durch Excel zu verhindern, wird im folgenden der gesamte Datenbereich als Text formatiert: Dazu wählen Sie die erste Spalte aus, drücken und halten nun die Umschalttaste solange gedrückt, bis Sie auch die restlichen Spalten zur Auswahl hinzugefügt haben. Dadurch sollte der gesamte Datenbereich wie im Bild zu sehen von links bis rechts markiert und entsprechend schwarz hervorgehoben werden. Anschließend wählen sie als Datenformat der Spalten die Option Text aus und beenden den Assistenten mit der Schaltfläch Fertig stellen.

Excel2003 csv impo 5.png

Daten importieren

Im letzten Schritt gibt es die Möglichkeit auszuwählen, wohin die Daten eingefügt werden sollen. Es empfiehlt sich hier, die Option Neues Arbeitsblatt zu wählen. Mit der Schaltfläche OK beenden Sie die Prozedur und die Daten werden UTF-8 codiert in Microsoft Excel angezeigt.

Excel2003 csv impo 6.png

Berechnungen ermöglichen

Die Daten werden jetzt als Text angezeigt, es können zunächst keine Berechnungen durchgeführt werden. Ersetzen Sie anschließend alle Punkte (.) durch Komma (,) mit der Schaltfläche Suchen und Auswählen. Dann markieren Sie alle Spalten, die Zahlen enthalten, und formatieren die Zellen. Wählen Sie dazu im Bereich „Zahlen“ die Kategorie Standard aus.

Datei speichern

  • "Speichern unter" -> "CSV (Trennzeichen getrennt) *.csv" auswählen
  • Verzeichnis wählen, evtl. Dateinamen vergeben
  • Speichern
  • Sicherheitsfragen mit "Ja" bzw. "OK" beantworten

Mit PSPad zurück in UTF-8 wandeln

Da MS Excel csv Dateien nur im Windows ANSI Format speichert, müssen wir die Datei jetzt noch in das UTF-8 Format zurück wandeln. Dafür benutzen wir die frei verfügbare Software PSPad. Andere Texteditoren sollten dazu aber ebenfalls in der Lage sein.

  • Datei öffnen
  • Format->UTF-8 wählen
  • Speichern

Excel 2007/2010

Menüauswahl in Excel

Wählen Sie über die Karteikarte Daten im Abschnitt Externe Daten abrufen die Option Aus Text aus.

Excel2010 csv impo 1.png

Textdatei importieren

Es öffnet sich der Dialog Textdatei importieren. Wählen Sie hier die zu öffnende Datei aus und betätigen Sie die Öffnen Schaltfläche.

Excel2010 csv impo 2.png

Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 1 von 3

Im Anschluss legen Sie den Dateiursprung (Zeichencodierung) auf UTF-8 (fast ganz unten in der Liste) fest und fahren mit der Schaltfläche weiter fort.

Excel2010 csv impo 3.png

Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 2 von 3

Im nächsten Dialog setzten Sie das Trennzeichen auf Semikolon statt auf Tabstopp und fahren erneut mit der Schaltfläche weiter fort.

Excel2010 csv impo 4.png

Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 3 von 3

Um alle Spalten korrekt zu importieren und eine automatische Umformatierung durch Excel zu verhindern, wird im folgenden der gesamte Datenbereich als Text formatiert: Dazu wählen Sie die erste Spalte aus, drücken und halten nun die Umschalttaste solange gedrückt, bis Sie auch die restlichen Spalten zur Auswahl hinzugefügt haben. Dadurch sollte der gesamte Datenbereich wie im Bild zu sehen von links bis rechts markiert und entsprechend schwarz hervorgehoben werden. Anschließend wählen sie als Datenformat der Spalten die Option Text aus und beenden den Assistenten mit der Schaltfläch Fertig stellen.

Excel2010 csv impo 5.png

Daten importieren

In diesem Schritt gibt es die Möglichkeit auszuwählen, wohin die Daten eingefügt werden sollen. Es empfiehlt sich hier, die Option Neues Arbeitsblatt zu wählen. Mit der Schaltfläche OK beenden Sie die Prozedur und die Daten werden UTF-8 codiert in Microsoft Excel angezeigt.

Excel2010 csv impo 6.png

Berechnungen ermöglichen

Die Daten werden jetzt als Text angezeigt, es können zunächst keine Berechnungen durchgeführt werden. Ersetzen Sie anschließend alle Punkte (.) durch Komma (,) mit der Schaltfläche Suchen und Auswählen im Bereich Bearbeiten. Dann markieren Sie alle Spalten, die Zahlen enthalten, und formatieren die Zellen. Wählen Sie dazu im Bereich „Zahlen“ die Kategorie Standard aus.

Datei speichern

  • "Speichern unter" -> "CSV (Trennzeichen getrennt) *.csv" auswählen
  • Verzeichnis wählen, evtl. Dateinamen vergeben
  • Speichern
  • Sicherheitsfragen mit "Ja" bzw. "OK" beantworten

Mit PSPad zurück in UTF-8 wandeln

  • Datei öffnen
  • Format->UTF-8 wählen
  • Speichern